Betaald ouderschapsverlof verwerken in loonadministratie

Meeliften op de nieuwe golf van referral recruitment? Raadpleeg de specialisten van Search & Co!
 
De inwerkingtreding van het betaalde ouderschapsverlof staat op de stoep. Hoe verwerk je dit in de loonadministratie? Nettie Alkema Door Nettie Alkema, salaris- en cao-expert Betaald ouderschapsverlof Op dit moment hebben werknemers wel recht op ouderschapsverlof, maar is dit verlof meestal onbetaald. Een nieuwe Europese richtlijn brengt hier verandering in. De Wet betaald ouderschapsverlof treedt op 2 augustus a.s. in werking en ook uitzendkrachten hebben dan recht op deze vorm van doorbetaald verlof. Duur van het verlof De nieuwe wet regelt dat een werknemer recht heeft op 9 weken doorbetaald verlof. De hoogte van de uitkering bedraagt 70% van het dagloon met een maximum van het maximale loon voor de werknemersverzekeringen. Dit maximum is voor 2022 vastgesteld op € 59.706 per jaar oftewel € 4.975,50 per maand en € 4.592,77 per vier weken. Dit is hetzelfde maximum wat bijvoorbeeld ook geldt voor de berekening van de premie voor de werkloosheidswet die de werkgever betaalt. Het UWV betaalt deze uitkering aan de werkgever. De werkgever betaalt hem vervolgens door aan de werknemer. Het staat de werknemer vrij om het betaalde ouderschapsverlof in 1x op te nemen of verspreid over meerdere weken en/of maanden. Een werknemer heeft in totaal recht op maximaal 26 x het aantal uren van de werkweek aan ouderschapsverlof. Werkt iemand 40 uur per week, dan heb je dus recht op 40 * 26 = 1040 verlof uren. De negen weken doorbetaald verlof maken onderdeel uit van dit totale verlof. Neem je geen doorbetaald verlof op, dan heb je nog steeds recht op het oorspronkelijke aantal verlofuren, alleen dan wel onbetaald. Voorbeeld: Een werknemer heeft een contract voor 32 uur per week en hij wil graag ouderschapsverlof opnemen. In totaal mag hij 32 uren * 26 verlof opnemen. Hij neemt daarvan 9 * 32 = 288 uren betaald verlof op tegen 70% van zijn dagloon. De resterende 17 * 32 uur neemt hij als onbetaald verlof op. LET OP: Voor het onbetaalde ouderschapsverlof geldt dat dit in de eerste 8 levensjaren van het kind opgenomen moet worden. Het betaalde ouderschapsverlof moet in het eerste levensjaar van het kind opgenomen worden. En dan nog een LET OP: ook voor kinderen die op 2 augustus a.s nog geen 1 jaar oud zijn, kan nog betaald ouderschapsverlof opgenomen worden, zolang er nog minimaal 1 week over is van het recht op ouderschapsverlof. Heb je direct na de geboorte 26 weken ouderschapsverlof opgenomen, dan is je recht op ouderschapsverlof op en heb je ook geen recht meer op de betaalde versie van dit verlof. Aanvraag betaald verlof De werkgever vraagt het betaalde verlof aan bij het UWV. Dit is dezelfde procedure als bijvoorbeeld voor het aanvullende geboorteverlof en het zwangerschapsverlof. Het verlof valt dan ook onder de noemer WAZO verlof. De uitkering kan pas worden aangevraagd nadat de werknemer minimaal 1 keer het aantal uren van zijn werkweek aan verlof heeft opgenomen. Dus neemt de werknemer per 2 augustus direct een week verlof op, dan kan per 9 augustus de uitkering worden aangevraagd. Maar…. verspreidt de werknemer zijn verlof over meerdere weken, bijvoorbeeld 1 dag per week, dan kan de uitkering pas na vijf weken worden aangevraagd. Een strakke administratie is dus vereist! De uitkering wordt betaald aan de werkgever, de werkgever betaalt de uitkering door aan de werknemer. De uitkering zal echter in vrijwel alle gevallen later ontvangen worden door werkgever dan dat de werknemer betaald krijgt. Dat betekent dat de werkgever al moet betalen en dus ook moet berekenen vóórdat hij zelf de uitkering zal ontvangen. En hoe moet dat dan, die berekening? Berekening hoogte doorbetaald ouderschapsverlof Zoals gezegd valt het doorbetaalde ouderschapsverlof onder het WAZO verlof en is de uitkering 70% van het dagloon met een maximum van het maximale loon voor de werknemersverzekeringen. Het dagloon wordt als volgt berekend: De periode – ook wel referteperiode genoemd – die wordt meegenomen in de berekening van het dagloon is het jaar wat eindigt op de laatste dag van de op 1 na laatste volledige maand of de op 1 na laatste volledige vierwekenperiode voor de eerste dag van het verlof. Niet te doen dit, dus een voorbeeld: Stel Peter wil per 15 september 2022 ouderschapsverlof opnemen. Hij krijgt per maand betaald. Dan eindigt de periode die wordt meegenomen in de berekening van het dagloon op de laatste dag van de op 1 na laatste volledige maand voor het verlof. De laatste volledige maand is dan augustus, dus de een na laatste maand is juli. De laatste dag daarvan is 31 juli. De referteperiode loopt dan van 1 augustus 2021 tot en met 31 juli 2022. Dat betekent overigens ook dat een loonsverhoging per 1 augustus 2022 niet meetelt. Om het dagloon te berekenen wordt het totale SV loon uit de hierboven berekende referteperiode gedeeld door 261 dagen. Het gaat ook nu weer om het SV loon en niet het bruto loon of het feitelijk loon. Dat betekent dat ook overwerk, toeslagen, eenmalige uitkeringen, enz. worden meegenomen. Slechts 70% van het feitelijk loon als uitgangspunt nemen is daarom niet voldoende! Het resultaat van deze berekening SV loon / 261 dagen is het dagloon. Het is niet van belang of een werknemer normaal gesproken vijf dagen per week werkt of minder. Het dagloon wordt berekend op basis van een volledige werkweek. Van dit dagloon wordt 70% genomen en dat wordt per week met 5 vermenigvuldigd. Peter uit het voorbeeld hierboven heeft in de referteperiode € 26.300 verdiend. Hij werkt normaal gesproken drie dagen per week. Als Peter een week ouderschapsverlof opneemt dan is zijn uitkering die week € 26.300 / 261 = € 100,77 * 70% = € 70,54 per dag * 5 = € 352,70. Doordat het dagloon op basis van vijf dagen wordt berekend, is de uitkering ook op basis van vijf dagen, ondanks het feit dat hij normaal gesproken maar drie dagen werkt. Als een uitzendkracht niet het hele jaar gewerkt heeft, dan wordt de referteperiode verkort. Is de uitzendkracht pas in dienst gekomen na de laatste dag van de een na laatste volledige maand, dan wordt het dagloon berekend over de periode datum in dienst tot aan de eerste dag van het verlof. LET OP: omdat de uitkering is berekend op basis van het totale loon SV van een jaar, zit het vakantiegeld al in de uitkering! Dit hoeft niet alsnog over deze uitkering te worden opgebouwd. De opbouw van de vakantiedagen loopt wel gewoon door. En ook het aantal verloonde uren wijzigt niet door het opnemen van doorbetaald ouderschapsverlof, wat o.a. belangrijk is voor de berekening van het pensioen. Tot zover de uitleg. Natuurlijk is iedere softwareleverancier bezig om de regeling correct ingeregeld te krijgen in de software. Mijn advies is desondanks wel om de eerste loonstroken goed te controleren. Heb je vragen? Dan mag je me altijd bellen. Ik ben te bereiken op 06-28933997. Lees ook Kabinet verhoogt uitkering betaald ouderschapsverlof Betaald ouderschapsverlof per 2 augustus 2022
flexnieuws
01-08-2022 11:34