Zaans Medisch Centrum betrekt leidinggevende bij verzuim

Het verzuim bij het Zaans Medisch Centrum is vorig jaar met 0,3 procent gedaald. Dat lijkt weinig, maar het scheelt behoorlijk in de kosten. De daling is volgens HR-manager Francis de Vries te danken aan een intensievere begeleiding. ‘Wie last heeft van haar teen, kan niet meer ver lopen met zieke mensen, maar wel protocollen herschrijven.’ Sinds 2018 werkt het Zaans Medisch Centrum met het zogenoemde Eigen Regiemodel. Dit houdt in dat leidinggevenden verantwoordelijk zijn voor de verzuimbegeleiding. Bedrijfsartsen hebben meer een adviserende rol. Het ziekenhuis in Zaandam heeft 1200 medewerkers. In 2019 was het gemiddelde verzuim 5,1 procent. Dat is lager dan het landelijk gemiddelde in de zorg (5,9 procent) en 0,1 procent hoger dan de intern gestelde norm. HR-manager Francis de Vries (50) werkt met 20 collega’s bij de personeelsafdeling. Is verzuim bij u een hoofdpijndossier? Francis de Vries ‘Absoluut. Eén procent verzuim kost al snel een paar ton op jaarbasis. Maar het gaat niet alleen om geld, de patiëntenzorg loopt ook gevaar. Als we niet genoeg doktersassistenten en verpleegkundigen hebben, moeten we in het uiterste geval bedden sluiten. Dan vallen we onder de norm voor het aantal handen aan het bed. Dat komt voor, ja. Een ander probleem is dat het regelen van vervanging – vaak in de vorm van duurdere zzp’ers – veel tijd kost. En het belangrijkste is dat mensen niet altijd beter worden van thuis zitten. Ze kunnen zich buitengesloten en ‘vergeten’ voelen.’ Waarom stapte u over op een andere aanpak? ‘Op zoek naar een nieuwe arbodienst kwamen we er in de evaluatie achter dat we de verzuimbegeleiding minder medisch wilden benaderen. Leidinggevenden hadden vaak weinig contact met medewerkers die thuis zaten. Daar komt bij dat de kosten van arbodiensten hoog zijn. We besloten de leidinggevenden te trainen in verzuimbegeleiding en een casemanager aan te stellen. Die persoon kan leidinggevenden en medewerkers ondersteunen en meedenken over reïntegratie. We willen stimuleren dat een logische vraag wordt: wat kan iemand nog wel?’ Vonden leidinggevenden die verandering meteen een goed idee? ‘We kregen aanvankelijk onzekere reacties. Kan ik dat wel? Wat moet ik dan vragen? Maar nu loopt de verzuimbegeleiding vrij soepel. De leidinggevenden zijn er iets meer tijd aan kwijt, maar het levert ook veel op. Op sommige afdelingen is het verzuim gedaald van ruim 10- naar minder dan 3 procent. In het eerste en tweede jaar hebben we 55 leidinggevenden getraind. Eerst om informatie te geven over de Wet verbetering  poortwachter en andere regelgeving, daarna om te oefenen in het voeren van gesprekken over inzetbaarheid en werkdruk. Dit jaar gaan we in de trainingen meer nadruk leggen op preventie. Verzuim is het eindstation. We willen dat leidinggevenden ook letten op zaken als inspraak, betrokkenheid en werkplezier.’ Hoe reageerden arbodiensten? ‘Zij hebben zo veel werk dat ze het bijna niet aankunnen. Er is een groot tekort aan bedrijfsartsen. Ik denk dat wij een van de eerste zorginstellingen zijn die de taken heeft verdeeld tussen de bedrijfsarts en de casemanager. Vanuit de arbodienst waar we mee samenwerken, wordt daar een verpleegkundige voor ingezet die een post-HBO-opleiding heeft gevolgd. (Registered Case Care Manager). Als zij merkt dat er veel verzuim is op een afdeling, loopt ze op verzoek mee op die afdeling. Met haar frisse blik kan ze bijvoorbeeld kijken hoe een leidinggevende zich opstelt. Dat ze meeloopt, wordt gewaardeerd. Ik heb het ook gedaan toen ik hier kwam werken.’ Heeft HR een andere rol gekregen in het verzuimbeleid? ‘We denken nu mee met de casemanager, ondersteunen medewerkers en leidinggevenden en we signaleren trends. Onze rol is adviserender geworden. We gingen daarvoor meer op de stoel van de leidinggevende zitten en voerden de gesprekken met de verzuimende medewerkers soms zelf.’ Heeft de nieuwe aanpak ook nadelen? ‘Medewerkers zeggen soms dat ze meer druk voelen om aan het werk te gaan. Voorheen konden ze weken thuiszitten zonder ook maar één gesprek over hun terugkeer. Uit onderzoek blijkt dat het lastiger wordt om weer aan de gang te gaan als je zes weken uit de roulatie bent geweest. Wat ons betreft is het dus ook in het belang van medewerkers als ze gedeeltelijk terug kunnen of tijdelijk andere taken oppakken. Wie last heeft van haar teen, kan niet meer ver lopen met zieke mensen, maar wel protocollen herschrijven.’ Wat wordt de volgende stap? ‘We gaan de medewerkers ook meer bij preventie betrekken. Bijvoorbeeld door hen te informeren wat ze zelf kunnen doen om overeind te blijven en van hen te horen hoe wij verzuim kunnen voorkomen. We zijn in 2018 begonnen met het voeren van exit-gesprekken. Wat vonden mensen die vertrekken prettig en minder prettig bij ons? Daar komt veel uit, maar het is soms nog best lastig om al die informatie in nieuw beleid om te zetten. Tijd en geld ontbreken – de bekende zorgen in de zorg.’ Ook lezen: Hoogleraar Allard van der Beek: ‘Hoe eerder terug op het werk, hoe beter’ Het bericht Zaans Medisch Centrum betrekt leidinggevende bij verzuim verscheen eerst op XpertHR.
xperthr
02-03-2020 10:14