3 tips voor meer efficiency in HR

HR wil vaak klaarstaan voor vragen van medewerkers en directie. Zonde, want onbereikbaar doorwerken is ook fijn op zijn tijd, vindt HR-manager Hannelies Brasz. Hierbij drie adviezen. 1. Werk vanuit de eigen agenda Hannelies Brasz HR-medewerkers zijn vaak nogal reactief bezig, is de ervaring van Brasz. ‘Werken vanuit de eigen agenda is vele malen efficiënter. Dat kan lastig zijn. Want de medewerkers en de directie zijn immers je “klanten”. Zelf heb ik een Persoonlijk Efficiency Programma (PEP) gevolgd over gedrag, gewoontes, systemen en planning. Hierdoor ging ik anders naar mijn gedrag in combinatie met mijn werkzaamheden te kijken. Vervolgens gaat het over hoe je hierover afspraken maakt met elkaar. Als HR-manager begon ik elke week met een start-up om de week en de activiteiten te bespreken. We hadden het ook over zaken die niet per se werkgerelateerd waren. Werken met een HR-kalender geeft overzicht. Op drukke momenten start je geen project of plannen om processen te beschrijven.’ 2. Wees niet altijd bereikbaar Werken vanuit de agenda wordt lastig als je constant gestoord wordt. Maak daarom afspraken over bereikbaarheid, adviseert Brasz. ‘Het is een valkuil om te denken dat HR altijd bereikbaar moet zijn. Je kunt op een vaste dag of tijdstip HR best even ‘sluiten’. Dan kun je net even dieper dat dossier induiken, een gesprek goed voorbereiden. Maak afspraken met collega’s over wie wanneer de telefoon pakt. Stel bijvoorbeeld een telefoondienst in.’ 3. Zorg voor slimme systemen HR herbergt een heleboel systemen: een salarissysteem, een apart verzuimsysteem, talent management. ‘Benut die anderhalf uur tijdswinst per week die je wint met de voorgaande punten om eens goed te kijken hoe de processen zijn ingericht’, adviseert Brasz. Zijn er nog papieren dossiers? Digitaliseren! Maar ook digitaal kunnen zaken vaak slimmer ingericht: dubbele invoer, handmatig overtikken, rapportages uit twee systemen halen en later in Excel moeten samenvoegen, verzuimmeldingen in drie systemen invoeren. Het is heel belangrijk dat de juiste koppelingen er komen. Ga brainstormen, wat ergert je in de week. Waar baal je van? Maak er een serieus project van en geef dat aan een HR-medewerker.’ Maar let op: digitaliseren is niet per definitie tijdswinst, benadrukt Brasz. ‘Wat nog weleens fout gaat, is dat dat we doorslaan in wat we allemaal willen. Je hoeft niet gelijk alle functionaliteiten in te bouwen in een systeem. Begin klein. Beoordeel het kritisch, waar ligt de winst?’ E-book efficiënt werkenEfficiënt werken willen we allemaal. Maar de praktijk is weerbarstig. Want hoe zorg je voor efficiency in HR? In een inspirerende e-book met interviews en praktijkcases heb je alle handvatten om met efficiënt werken aan de slag te gaan. Download het e-book     Het bericht 3 tips voor meer efficiency in HR verscheen eerst op XpertHR Actueel.
xperthr
29-01-2020 16:15