Hoe een werkomgeving vol regels en processen wantrouwen uitstraalt

Vertrouwen is een belangrijk element om een aantrekkelijke werkgever te zijn en te blijven voor een nieuwe generatie werknemers. Maar hoe zorg je ervoor dat het een onderdeel wordt van je bedrijfscultuur? Waarom is vertrouwen zo belangrijk Het realiseren van een cultuur van vertrouwen op de werkvloer is veel meer dan een ‘feel-good ding’. Onderzoek toont aan dat onderling vertrouwen zeer nauw gerelateerd is aan de prestaties van een team. Zo zorgt het voor meer betrokkenheid, hogere productiviteit en meer innovatie. Een gebrek aan vertrouwen zorgt daarentegen voor aantoonbaar meer verzuim, lagere productiviteit, en minder tevredenheid onder werknemers. Dat komt doordat een cultuur met wantrouwen vaak tevens een cultuur is met veel bureaucratie en regels. Wantrouwen door regels en processen Het begint vaak onschuldig. Werknemer Mark komt in een korte broek naar kantoor. Dat is een probleem. HR lost dit vaak op met een update van de kledingvoorschriften, waarin korte broeken op kantoor worden verboden. Niet lang daarna zijn aanpassingen in de bedrijfsbeleid de standaardoplossing voor problemen die zich voordoen. Denk daarbij aan de overdracht van projecten die telkens verkeerd loopt. De oplossing? Een gedetailleerd overdrachtsproces, inclusief checklists en de creatie van een nieuwe functielaag: de projectmanager. Uiteindelijk zijn nieuwe regels en beleidswijzigingen bijna beledigend voor de intelligentie van individuele medewerkers, zoals een aanwezigheidsplicht op kantoor of een verbod om persoonlijke gesprekken te voeren. ArbeidsrelatieHoe houdt u als werkgever of leidinggevende de arbeidsrelatie met uw medewerkers goed? In deze whitepaper vindt u tips and tricks aan de hand van de bekende adviezen van Liefde is… Download de whitepaper     De standaardoplossing voor het stroomlijnen van groei Naarmate organisaties groeien, de complexiteit toeneemt en mensen elkaar niet meer allemaal persoonlijk kennen, zijn processen noodzakelijk om de zaken te stroomlijnen. Want naarmate de informele, gaat-vanzelf-goed cultuur uit elkaar begint scheuren als gevolg van groei, hebben organisaties behoefte aan een meer betrouwbare en volwassen vorm van management. Het risico hierbij is dat dit uiteindelijk resulteert in een web van regels en procedures. En in een cultuur die niet langer gegrond is in gedeelde waarden, maar in het volgen van die regels. Dat is namelijk de nieuwe manier waarop je wordt beloond. Maar wanneer nieuwe regels en richtlijnen de standaardoplossing zijn voor een organisatorisch probleem dat zich voordoet, raakt een organisatie al snel verstrikt in een dwangbuis. Het alternatief De grote meerderheid van je werknemers is intrinsiek gemotiveerd om goed werk af te leveren. Daar zijn ze namelijk voor aangenomen. Maar als ze vervolgens in een werkomgeving terecht komen met al die regels en processen, dan straalt dat uit dat er geen vertrouwen is in hun competenties. Uit ervaring blijkt dat wanneer je mensen juist de ruimte geeft om hun werk te doen, en het vertrouwen om op basis van logica beslissingen te nemen, in plaats van op basis van de geldende regels, je juist betere resultaten bewerkstelligd. En ook nog tegen lagere kosten. Geef je mensen het vertrouwen en de vrijheid, dan betaalt zich dat dubbel terug. Als je ervoor zorgt dat je mensen in dienst neemt die de belangen van het bedrijf op de eerste plaats zetten, die de noodzaak van een goed functionerende werkplek begrijpen en ondersteunen, dan zal 97 procent van je werknemers in alle vrijheid de juiste dingen doen. De meeste bedrijven besteden echter eindeloos veel tijd en geld aan het schrijven en naleven van hun beleid om de problemen op te lossen die de andere 3 procent zou (kunnen) veroorzaken. Het is echter veel efficiënter om beter je best doen om die 3 procent nooit in dienst te nemen. RecruitmentDe arbeidsmarkt is krapper dan ooit. Hoe positioneert u uzelf als een topwerkgever en hoe zorgt u voor een optimale kandidaatervaring? Download de whitepaper   Vertrouwen werven Het uitstralen van vertrouwen begint al bij de manier waarop we vacatures opstellen. Veel te vaak zie ik als HR-directeur functieomschrijvingen die meer over de voorwaarden gaan dan het werk zelf. Hoeveel bedrijven zijn er wel niet op zoek naar een persoon die een afgebakende set aan taken uitvoert volgens een vooraf bepaalde methode. Zulke vacatureteksten trekken niet de meest innovatieve, zelfstandige mensen aan. Toch? In plaats daarvan kun je beter de impact en de doelstellingen van de functie formuleren. Hierin geef je aan wat de kandidaat aan het einde van het jaar heeft gedaan. Hoe die persoon dat doet, is aan zichzelf, als het maar af is. Daarmee trek je mensen aan die de verantwoordelijkheid aankunnen, en volwassen genoeg zijn om zelfstandig de methode te bepalen. Bijkomend voordeel: het talent dat de functie uiteindelijk in gaat vullen, gaat in dat jaar ook nog eens leren wat de meest efficiënte methode is om zijn doel te bereiken. Deze persoon leert daardoor alle ins en outs van het product of de dienst, gaat op zoek naar optimalisaties, leert onderhandelen met stakeholders, leveranciers, procurement, finance, in een team werken en de logistiek die erbij komt kijken. Schrap regels Er zijn legio voorbeelden die laten zien dat verantwoordelijkheid voor medewerkers beter werkt dan regels en wetten. Denk bijvoorbeeld aan het toekennen van een onbeperkte hoeveelheid vakantiedagen zoals wij doen, omdat je erop vertrouwt dat hier geen misbruik van wordt gemaakt. De praktijk laat zien dat mensen ongeveer net zo veel vrij nemen als bij een gereguleerd verlofbeleid. Of denk bijvoorbeeld aan de manier waarop je met declaraties omgaat. Laat mensen op voorhand een vast bedrag toekennen voor onvoorziene kosten in plaats van declaraties achteraf. Zo bespaar je administratieve kosten en het gedoe met declaratiebonnetjes. Als je mensen vertrouwt om in het belang van hun organisatie te handelen, dan doen ze dat eerder dan wanneer iemand hen daartoe dwingt.   Het bericht Hoe een werkomgeving vol regels en processen wantrouwen uitstraalt verscheen eerst op XpertHR Actueel.
xperthr
20-09-2019 16:42