Dilemma’s bij het opbouwen van een personeelsdossier

Hoe bouwt HR een personeelsdossier op, zonder de werknemer een slecht gevoel te geven? Terwijl tegelijkertijd ook zaken vastgelegd moeten worden, voor het geval HR het ooit nodig mocht hebben… ‘We hebben hier zó veel gesprekken over gevoerd. Hij weet echt wel wat ik bedoel!’ Het vuur schiet uit de ogen van de gefrustreerde man tegenover mij aan de tafel. Hij vertelt over één van zijn medewerkers. De medewerker werkt er al jaren en eigenlijk ging dat altijd best goed. Maar de laatste anderhalf jaar, zijn er steeds meer problemen. Het begon met wat klachten van collega’s en toen wat zaken die niet helemaal lekker liepen bij klanten. Maar dat was telkens oplosbaar geweest. Maar nu, nu was de maat vol. Een klant had een klacht ingediend. En dat was de druppel. ‘Straks raak ik die klant nog kwijt!’ Na het verhaal aangehoord te hebben, stelde ik één van mijn meest gestelde vragen toen ik nog advocaat was: En heb je hier ook iets van vastgelegd? Het antwoord dat meestal op deze vraag wordt gegeven, kan ik in drie hoofdcategorieën indelen: Diepe zucht… nee, dat is allemaal mondeling gegaan…. Jazeker! Alles heb ik bijgehouden: In de praktijk blijkt dan vaak dat er wel wat interne mailtjes zijn of indirecte berichten waaruit je kunt afleiden wat er is gebeurd. Maar er ontbreekt meer, dan dat er wel is.  Ja van de laatste gesprekken wel: vaak is dan het topje van de ijsberg wel vastgelegd, maar de hele voorfase ontbreekt. Natuurlijk zijn er ook werkgevers die een keurig personeelsdossier van a tot z aanleveren, maar deze ben ik niet zo vaak tegengekomen (en hebben mogelijk ook geen juridische bijstand nodig). Geen dossier, geen zaak. Zo is het uiteindelijk als het er écht op aan komt toch? In theorie is het niet zo ingewikkeld. Je legt gewoon alles vast, bewaart het netjes en als je het dan ooit nodig hebt, kan je erop terug vallen. Met de praktische zaken lukt dit ook meestal wel. Het wordt lastiger als het over gedrag, houding en communicatie gaat. Niet alleen is het lastig om dit soort zaken bespreekbaar te maken. Nog lastiger is het om – als je dat dan toch doet – het ook nog goed vast te leggen. Dat voor een ieder duidelijk is wat er staat. En als het je lukt om die hobbels te nemen, loop je nog tegen het – denk ik – grootste dilemma op. Opbouw personeelsdossier Als de cultuur er niet naar is om afspraken of gesprekken schriftelijk te bevestigen en je gaat dit ineens wel doen, dan is de kans levensgroot dat de werknemer hier wantrouwend van wordt. Hoe bouw je een personeelsdossier op, zonder de werknemer het (negatieve) gevoel te geven: ‘Ze willen me eruit hebben, ze zijn een dossier tegen mij aan het opbouwen’, waardoor de verhoudingen (nog meer) onder druk komen te staan. Terwijl je tegelijkertijd ook zaken vastgelegd wilt hebben, voor het geval je het ooit nodig mocht hebben. De balans vinden tussen aan de ene kant dingen vastleggen en aan de andere kant niet op alle slakken zout willen leggen, waardoor er mogelijk een self fulfilling prophecy ontstaat, is best een uitdaging. Wat gebeurt er regelmatig? HR of de lijn gaat in gesprek en geeft aan waar pijnpunten zitten, maar dit wordt schriftelijk afgezakt of minder scherp geformuleerd Wat er echt speelt wordt ook in het gesprek al afgezakt en niet echt gezegd en al helemaal niet opgeschreven HR of de lijn gebruikt standaard formulieren, die erg vaag zijn en niet de kern van het probleem raken, waardoor eigenlijk niet duidelijk wordt wat er nu echt speelt Totdat de bekende druppel volgt, dan volgt er ineens wel een vernietigend verslag of scherpe mail. Hoe pak je het dan wel aan? Het begint met nadenken over wat voor cultuur je wilt nastreven. Op welke wijze wil je, ook in tijden dat het goed gaat, met elkaar communiceren en hoe leg je dit vast. Als dit duidelijk is, kan je dit ook met de medewerkers bespreken en zijn de verwachtingen daarin helder De praktijk moet dan ook wel aansluiten op die gewenste cultuur. Je kunt hier meer of minder streng in de leer zijn. Je kunt een meer of minder scherpe toon kiezen. Ergens tussen helemaal niets vastleggen en op alle slakken zout leggen zit de ‘sweet spot’. Wil je niets vastleggen en pas bij situaties waarbij het ‘de verkeerde kant’ op dreigt te gaan, dit gaan doen. Hou dan rekening met een langer traject richting een eventueel ontslag (je zal dan vaak alsnog zaken moeten gaan vastleggen om een verbeter traject te kunnen aantonen) en een grotere kans op escalatie van het conflict. Tips voor HR en leidinggevenden Spreek uit hoe je ergens over denkt, zodra je dit denkt. Ga het niet opsparen en wachten tot de frustratie en emotie hoog oploopt Merk je een hoge frustratie of emotie, koel even af en denk na over de bewoordingen of bespreek het eerst met een vertrouwd persoon Als jurist is mijn advies: zorg dat je in elk geval de feiten vermeldt, de aanleiding. Maar vergeet ook niet om ook het effect van gedrag te benoemen. Ga niet vermijden! Beter een goed (scherp) gesprek en weer verder. Dan laten sudderen tot het over kookt. Merk je wantrouwen bij de medewerker, bespreek dit meteen en leg uit waarom je iets vastlegt. Afspraken en verslagen vastleggen hoeft echt niet negatief te zijn. Zoek naar een praktische modus dat het vastleggen snel en toegankelijk kan, zodat de waan van de dag je niet inhaalt. Merk je nu dat een werknemer zegt: ‘Ze zijn een personeelsdossier aan het opbouwen’, wees dan alert. Dit is een eerste teken van scheurtjes in de communicatie en het vertrouwen. Voor je het weet ben je elkaar uit de weg aan het gaan, groeit het wantrouwen en is de weg terug steeds moeilijker te vinden. Het bericht Dilemma’s bij het opbouwen van een personeelsdossier verscheen eerst op XpertHR Actueel.
xperthr
23-07-2019 10:28