Hoe faciliteert HR in een gezonde én ongedwongen vergadercultuur?

Effectief Vergaderen traint organisaties om meer uit vergaderingen te halen. Hoe faciliteert u als HR-professional een vergadercultuur die zowel gezond als ongedwongen is? Bart Nijhuis, vergaderspecialist van Effectief Vergaderen, vertelt het u. 1. In hoeverre zien werknemers op tegen vergaderingen? ‘In mijn ervaring zien mensen vooral op tegen vergaderingen met heel veel deelnemers. Dan is het vooral zenden, staan er te veel onderwerpen op de agenda en is er een ingewikkeldere besluitvorming. Volgens Europees onderzoek is 61% van de vergaderingen dan ook inefficiënt.’ 2. Hoe zorgt HR voor een goede structuur in een vergadering? ‘Een vergadering is een van de weinige mogelijkheden in Nederland om vrij anarchistisch en ad hoc te werk te gaan. Vaak is er wel een agenda maar die heeft dezelfde waarde als goede voornemens aan het begin van een nieuw jaar: het ‘hoe, waarom en door wie’ blijven onvoldoende benoemd. Vanuit HR kunt u bijdragen aan een betere vergadercultuur. Faciliteer bijvoorbeeld een voorzitterstraining waarin u een top-agenda leert maken of hang een vergaderchecklist op in alle overlegruimtes.’ 3. Wanneer verliezen medewerkers hun aandacht? ‘Heel snel, maar dat is een menselijk trekje. Dat gebeurt namelijk ook bij presentaties of gesprekken in de familie. Het is een aloude kunst om de aandacht van toehoorders vast te houden. Als het te lang duurt, als het niet relevant is, als mensen in herhaling vallen, mensen niet concreet worden, er een hoge mate van passiviteit is, dan dwaalt men vaak af.’ 4. Wat kan HR doen om de aandacht van medewerkers te behouden? ‘Het lunchmenu in het bedrijfsrestaurant krijgt over het algemeen meer aandacht dan de manier waarop er wordt vergaderd. Het is misschien ook niet zo’n sexy onderwerp, maar wel ongelooflijk belangrijk. Vanuit HR kunt u eerst inzetten op bewustwording door een enquête te houden: Hoe ervaren medewerkers de vergaderdruk nu? Met de uitkomst in de hand kun pleit je vervolgens het aantal vergaderingen te verminderen. Is dat overleg wel echt wekelijks nodig en moet iedereen daar bij aanwezig zijn? Minder vergaderingen en vrijwillige deelname is een goede eerste stap naar effectiever (met meer aandacht) overleggen.’ 5. Wat kan HR doen om de vergadercultuur gezond te maken? ‘Een onderbelicht aspect van vergaderen is de werking van ons lichaam. Met drie koppen koffie en een gevulde koek achter de kiezen hebt u even een sugar rush en zakt u daarna helemaal in. Dat helpt natuurlijk niet bij een effectief overleg. Ook weten we dat veel zitten en weinig frisse lucht niet bijdraagt aan besluitvaardigheid en creativiteit. In het rapport van de Wereldgezondheidsorganisatie staan veel nuttige tips om gezonder te vergaderen. Bijvoorbeeld door eens een wandeling te maken tijdens een overleg en gezonde groente snacks aan te bieden tijdens de meeting.’ 6. Wat kan HR doen om vergaderingen ongedwongen te laten voelen? ‘Hoe goed het ook is bedoeld, aanpassingen om vergaderen gezonder te maken, kunnen door medewerkers als drang worden ervaren. Hetzelfde geldt voor eventuele vergadertrainingen. Introduceer ze daarom als aanvulling en het liefst met onderbouwing vanuit je organisatie zelf. Bijvoorbeeld door feedback vanuit een vragenlijst of uit functioneringsgesprekken.’ ‘Tot slot ben ik enorm fan van vrijwillige deelname aan vergaderingen. Het zorgt ervoor dat deelnemers er bewust zitten, zich eerder gewaardeerd voelen en een hulpvraag neer durven leggen. Maar ook dat voorzitters meer hun best doen om een duidelijke agenda rond te sturen en tijdens de vergadering deelnemers meer te betrekken. Of zoals Elon Musk (Tesla) het verwoordde in een mail naar al zijn medewerkers: ‘Walk out of a meeting or drop off a call as soon as it is obvious you aren’t adding value. It is not rude to leave, it is rude to make someone stay and waste their time’.’ Het bericht Hoe faciliteert HR in een gezonde én ongedwongen vergadercultuur? verscheen eerst op XpertHR Actueel.
xperthr
14-09-2018 13:36