Ook bij zelfsturende teams kan het verzuim omlaag

Hoe lukt het om het verzuim onder het landelijk gemiddelde te krijgen in een zorginstelling met zelfsturende teams? De Overijsselse organisatie ZorgAccent vraagt medewerkers zelf een plan van aanpak te maken. ‘We accepteren het niet als mensen verzuimen vanwege problemen op het werk’, zegt de Expert Personeel en  Organisatie. ‘Denkt in mogelijkheden’ is de ondertitel van ZorgAccent. De organisatie biedt bewoners in Almelo en omgeving (provincie Overijssel) woonzorg en wijkverpleging. Er zijn ruim 2200 medewerkers en 1300 vrijwilligers actief.  In 2011 kreeg de wijkverpleging zelfsturende teams en in 2014 volgde de woonzorg. De recente verzuimcijfers liggen met 5,1 procent 1,8 procent onder het gemiddelde in de branche. Ellen de Meulemeester is Expert Personeel en Organisatie van ZorgAccent. Hoe komt ZorgAccent aan lage verzuimcijfers? Ellen de Meulemeester ‘Wij werken volgens het gedragsmodel, omdat we ervan uitgaan dat verzuim alles te maken heeft met de keuzen die een werknemer maakt. De één blijft thuis bij een ernstige verkoudheid, de ander gaat werken. De klachten staan nooit ter discussie. Wel stellen we de vraag: is verzuim voor jou de beste optie? Bij het besluit om te verzuimen spelen persoonlijkheidskenmerken mee, hoe de sociale omgeving reageert – bijvoorbeeld met: ‘Blijf maar lekker thuis’ -, de werksfeer, de balans werk-privé en de verzuimcultuur bij de organisatie. ‘Door de medewerkers te betrekken bij de totstandkoming van een plan van aanpak is het verzuim omlaag gegaan. Alle teams hebben zelf ook afspraken op papier gezet. Sommige beginnen nu elke vergadering met de vraag: hoe zit je erbij, vandaag?’ Hoe voer je zo’n beleid in bij zelfsturende teams? ‘Toen we op zelfsturing overgingen, zagen we dat het verzuim juist langzaam steeg. We kregen daar niet de vinger achter, maar dat blijkt vaker voor te komen bij de invoering van zelfsturende teams. Op intranet heeft de directeur van onze wijkverpleging een oproep gedaan om in een werkgroep mee te denken. Daar was veel animo voor. Bij deze werkgroep zaten ook een P&O-adviseur en een coach – we hebben er zeven bij wie de teams terecht kunnen voor begeleiding. Samen hebben ze een plan van aanpak gemaakt voor het bewerkstelligen van een collectieve gedragsverandering. ‘Elk jaar hebben onze directeuren Woonzorg en Wijkverpleging ’zeepkist-bijeenkomsten’ met alle teams. In 2016 was ‘verzuim’ een van de thema’s. De directeur heeft het plan van aanpak toegelicht en kaders gesteld, bijvoorbeeld dat alle medewerkers een scholing moeten volgen bij organisatiebureau Falke en Verbaan. Ze moeten ook hun eigen verzuimdossier bijhouden in het systeem. Iedereen kan op een dashboard zien hoe hoog het verzuimpercentage van het team is. Een andere bindende afspraak is dat we verzuim niet accepteren als de oorzaak samenwerkingsproblemen of conflicten op het werk zijn.’ Werkt dat? ‘Ik had laatst een gesprek met een medewerkster die problemen heeft op haar werk. Ze dacht eraan zich ziek te melden. Ik heb begrip getoond voor de lastige situatie en haar gevoel daarover, maar wel gezegd: problemen op je werk zijn geen reden om te verzuimen. Bovendien wordt het alleen maar moeilijker om terug te komen als je een tijd thuis blijft. Je kunt de problemen beter aanpakken, desnoods met onze hulp. De medewerkster begreep dat.’ Beklijft de aanpak ook op de lange termijn? ‘Dat is wel een uitdaging. Twee weken geleden kregen we van de Ondernemingsraad een signaal dat de alertheid bij sommige teams wegzakt. Dat pakken we op met de directeuren.’ Heeft deze strategie ook nadelen? ‘In het verleden zijn we overal ingetrapt waar we in konden trappen op het gebied van verzuim. Nu hebben we het idee dat we de juiste benadering hebben gevonden. Begin dit jaar zagen we het verzuim iets stijgen door een griepgolf. De kunst is dan niet verkrampt te raken, maar waar nodig vragen te stellen om erachter te komen wat er aan de hand is. Bij zelfsturende teams is ingrijpen het laatste wat we willen doen.’ Heeft u tips voor HR? ‘Zorg dat ondersteunende diensten en faciliteiten zoals het computersysteem, documenten en opleidingen op orde zijn.’ ‘Zorg dat medewerkers betrokken zijn. Laat hen zelf oplossingen vinden voor verzuimreductie.’ ‘Heb vertrouwen in de medewerkers. Stimuleer dat ze hulp inroepen, bijvoorbeeld van de coaches of HR, zodra ze problemen signaleren waar ze zelf niet uitkomen.’ ‘Wees duidelijk over de taken en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen.’ ‘Zorg dat de formatie van de teams op orde is.’ Meer praktijkvoorbeelden:   ‘Een verzuimconsulent loont in het onderwijs’ Cordaan Thuisdiensten: ‘Aandacht werkt het best tegen verzuim’ Het bericht Ook bij zelfsturende teams kan het verzuim omlaag verscheen eerst op XpertHR Actueel.
xperthr
11-05-2018 08:06